Privacy Reglement NSBCvLeF

Privacy Reglement

Van de Nederlandse Sint Bernard Club voor Liefhebbers en Fokkers

Dit privacy reglement is gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) .

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Nederlandse Sint Bernard Club voor Liefhebbers en Fokkers omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Artikel 1 Begrippen

1. Het bestuur zijn de gewone leden die in de algemene ledenvergadering zijn gekozen als bestuurslid.

2. Leden zijn alle gewone en buitengewone leden van de club zoals genoemd in artikel 5 van de statuten.

3. Onder persoonsgegevens wordt bijvoorbeeld verstaan, achternaam, voorletters, geboortedatum, postadres, e-mailadres, telefoonnummer.

4. Onder vereniging wordt verstaan de Nederlandse Sint Bernard Club voor Liefhebbers en Fokkers, zoals vastgelegd in de Statuten van 17 mei 2015.

5. Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor lidmaatschap van de Nederlandse Sint Bernard Club voor Liefhebbers en Fokkers.

6. Het Huishoudelijke Reglement is het reglement dat is vastgesteld ingevolge artikel 44 lid 1 van de Statuten.

7. De bewaartermijn bij de secretaris geldt voor het opslaan van het papieren archief.

8. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

9. De online ledenadministratie betreft de online ledenadministratie van Raad van Beheer. De ledenadministratie betreft de ledenadministratie van de club.

Artikel 2 Beheer van de persoonsgegevens

1. De in artikel 1 onder punt 3 genoemde gegevens worden door de vereniging centraal verwerkt en beheerd.

2. De vereniging heeft deze persoonsgegevens nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging en geldt voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden:

a) Het uitnodigen voor de algemene ledenvergadering (mailadres en/of postadres);

b) Het uitnodigen voor de activiteiten zoals wandelingen, evenementen (mailadres en/of postadres, telefoonnummer);

c) Uitreiking van een onderscheiding (inschrijfdatum lidmaatschap);

d) Om bij lief en leed een kaart te kunnen sturen of attentie te kunnen geven (postadres);

e) Om snel contact op te kunnen nemen (telefoonnummer);

f) Overige correspondentie aan leden (mailadres en/of postadres);

g) Om functionarissen aan te kunnen schrijven (bestuurs- of commissiefunctie);

3. De persoonsgegevens worden beheerd door de secretaris van de vereniging.

4. De gegevens worden verwerkt, aangepast en bijgehouden in de ledenadministratie van de vereniging.

5. De gegevens worden verwerkt, aangepast en bijgehouden in de online ledenadministratie van Raad van Beheer.

6. De door de secretaris gemaakte ledenlijst wordt, in vereenvoudigde vorm, door de activiteitencommissie gebruikt ten behoeve van het uitnodigen voor de activiteiten. (alleen de volledige naam, email adres en telefoonnummer(s)).

7. De door de secretaris gemaakte ledenlijst wordt, in vereenvoudigde vorm, door de penningmeester gebruikt ten behoeve van zijn contributie administratie. (alleen de volledige naam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer)

8. Als het onder lid 3 genoemde bestuurslid een back-up of export maakt, gebeurt dat op de eigen computer en/of de computer van de vereniging.

Artikel 3 Bewaren van de persoonsgegevens

1. De bewaartermijn van het bestand zoals genoemd in artikel 2.6 en het papieren archief is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag (Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG);

2. Persoonsgegevens zullen nooit op een digitale gegevensdrager zoals een USB-stick worden opgeslagen, vanwege het gevaar van verlies.

3. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

4. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens binnen een jaar worden verwijderd uit de ledenadministratie. Voor zover andere bestuursleden persoonsgegevens in hun bezit hebben moeten deze gegevens terstond worden verwijderd.

Artikel 4 Verstrekken van de persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens van leden worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.

2. De persoonsgegevens worden desgevraagd gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie en bijv. activiteitencommissie.

3. Bij het versturen van berichten aan een aantal leden tegelijkertijd wordt er altijd gebruik gemaakt van de BCC-optie zodat het mailadres niet zichtbaar is voor andere leden.

Artikel 5 Rechten van een lid

1. Een lid kan altijd aan de vereniging vragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen vier weken wordt inzage verstrekt in de opgenomen persoonsgegevens.

2. Een lid kan altijd de toestemming voor het verwerken van gegevens intrekken.

3. Een lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens door op het inschrijfformulier een hokje aan te kruisen. Als een lid dit niet doet is er dus geen toestemming gegeven voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens. Het bestuur zal dan besluiten om het lidmaatschap van het betreffende lid te beëindigen.

Artikel 6 Beeldmateriaal

1. Tijdens activiteiten van de vereniging kan beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen worden gemaakt van de deelnemers

2. Een lid kan aangeven dat hij/zij niet zichtbaar wil zijn op het beeldmateriaal. Dat gebeurt bij voorkeur op het moment dat begonnen wordt met het maken van foto’s of videopnamen. Ook achteraf kan een lid kenbaar maken dat hij/zij niet wil dat hij/zij zichtbaar in beeld is.

3. Bij inschrijving als lid van de vereniging wordt het lid gevraagd om aan te kruisen of hij/zij toestemming verleent voor gebruik van het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar in beeld is. Indien het lid geen toestemming geeft wordt al het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar is zoveel als mogelijk vernietigd en niet gebruikt voor publicatie.

4. Het beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor bijvoorbeeld een jaarverslag, nieuwsbrief, website, clubblad of een presentatie bij een van de activiteiten.

Artikel 7 Geluidsopnames

1. Er wordt vooraf toestemming gevraagd als men een geluidsopname wil maken.

2. Geluidsfragmenten mogen niet worden gebruikt of verspreid zonder nadrukkelijke toestemming voor gebruik of verspreiding.

Artikel 8 Privacybeleid

1. Het privacybeleid is een vast agendapunt van de jaarvergadering.

2. Tijdens de jaarvergadering zal het bestuur verslag uitbrengen.

Artikel 9 Website

1. De website van de vereniging kan verwijzingen (bijv. hyperlink, button of banner) bevatten naar andere sites.

2. De vereniging hoeft niet automatisch verbonden te zijn met deze website of de eigenaren daarvan.

3. De vereniging is niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door deze derden.

Artikel 10 Datalek

1. Bij een grove schending van rechten van betrokkenen, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

2. Bij een slechts geringe kans op schending van rechten van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van de AVG).

3. In alle gevallen zullen de betrokken leden direct in kennis worden gesteld.

4. De secretaris zal een registratie van de genomen acties bijhouden.

5. De vereniging stelt een protocol op hoe men om dient te gaan met een datalek.

Artikel 11 Sancties

Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden van de vereniging betekenen dat er maatregelen worden getroffen.

Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het bestuur van de vereniging.

Artikel 13 Openbaarmaking en inwerkingtreding

Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle leden van de vereniging. Het privacyreglement treedt in werking op 14 mei 2018 maar zal voor formeel worden goedgekeurd tijdens de algemene ledenvergadering in januari 2020.

Artikel 14 Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing zijn.